วิธีแทรกรายการแบบหล่นลงใน Google ชีต

เมื่อผู้ใช้จำนวนมากจำเป็นต้องป้อนข้อมูลลงใน Google ชีตที่แชร์ มักจะสร้างความสับสนได้ นี่คือจุดที่รายการแบบหล่นลงสามารถช่วยได้มาก

ถ้าคุณไม่ต้องการให้เพื่อนร่วมทีมพิมพ์รายการแบบสุ่ม พิมพ์ผิด หรือทำให้สูตรสับสน คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของรายการได้โดยการสร้างรายการดรอปดาวน์เพื่อให้พวกเขาเลือก

ในบทความนี้ เราจะแสดงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะที่มีประโยชน์และช่วยประหยัดเวลานี้

การใช้การตรวจสอบข้อมูลเพื่อแทรกรายการดรอปดาวน์ลงในเซลล์ Google ชีต

เมื่อคุณเปิดแผ่นงานที่คุณกำลังทำงานอยู่ การแทรกรายการดรอปดาวน์ทำได้ง่าย:

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทรกรายการดรอปดาวน์ลงไป
คลิกขวาที่เซลล์
คลิก “การตรวจสอบข้อมูล”>”เกณฑ์”
เลือกระหว่าง "รายการสินค้า" หรือ "รายการจากช่วง" - แล้วแต่ว่าสิ่งใดเหมาะกับคุณ
หากคุณเลือก "รายการสินค้า" ให้แทรกรายการที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคและไม่มีช่องว่าง
หากคุณเลือก "รายการจากช่วง" ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์
ทำเครื่องหมายในช่อง "แสดงรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์" (รายการจะไม่ปรากฏเป็นอย่างอื่น) เพื่อเปิดใช้งานลูกศรลงให้ปรากฏขึ้น
คลิก "บันทึก"

หากคุณต้องการให้ผู้ใช้พิมพ์ได้ ให้ยกเลิกการเลือกช่อง "แสดงรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์" เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นพิมพ์รายการที่ไม่ถูกต้อง ให้เลือก "ปฏิเสธการป้อนข้อมูล"

หากคุณต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในหลายเซลล์:

เน้นพวกเขาทั้งหมดโดยเลือก "ช่วงของเซลล์" หรือเพียงแค่เลือกด้วยเมาส์หรือแป้นพิมพ์ของคุณ
ทำซ้ำขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกให้ผู้ทำงานร่วมกันพิมพ์ข้อมูลของตน แต่เห็นคำเตือนหากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ในกรณีนั้น คุณควรเลือกตัวเลือก "แสดงคำเตือน" หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือก "ปฏิเสธการป้อนข้อมูล" และไม่อนุญาตให้ป้อนสิ่งที่ไม่อยู่ในรายการของคุณ

หากต้องการแก้ไขรายการดรอปดาวน์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

คลิกเซลล์ที่คุณต้องการแก้ไข
คลิก "ข้อมูล" > "การตรวจสอบข้อมูล"
ค้นหารายการในรายการและแก้ไข จากนั้นคลิก "บันทึก"

ในการลบรายการดรอปดาวน์:

คลิกเซลล์ที่คุณต้องการแก้ไข
คลิก “ข้อมูล” > ”ตรวจสอบข้อมูล”
เลือก "ลบการตรวจสอบ"

การตรวจสอบข้อมูลคืออะไร?

การตรวจสอบข้อมูลเป็นตัวเลือกใน Google ชีตที่ช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของรายการ คุณสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่ "ข้อมูล" ในเมนูหลัก แล้วเลือก "การตรวจสอบข้อมูล" ส่วนใหญ่มักใช้เพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์ภายในเซลล์ต่างๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนเนื้อหาและการออกแบบของรายการที่กำหนด

วิธีหนึ่งในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลคือการใช้เกณฑ์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนประเภทข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น ตัวเลข วันที่ หรือรายการ

ในเมนูการตรวจสอบข้อมูล ให้คลิก "เกณฑ์"
ตรวจสอบประเภทหรือประเภทของรายการที่คุณต้องการให้เพื่อนร่วมทีมของคุณป้อน
คุณสามารถเพิ่มรายการที่ต้องการได้ เช่น ตัวเลข สูตร วันที่ หรือคำ ในช่องป้อนข้อมูล
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก "บันทึก"

การทำงานกับรายการดรอปดาวน์

ครั้งถัดไปที่คุณหรือใครก็ตามที่คลิกไปที่เซลล์นั้น แทนที่จะต้องพิมพ์บางอย่าง จะมีรายการของสิ่งที่คุณเพิ่มเข้าไป ถ้าคุณเลือกช่อง "แสดงข้อความช่วยเหลือในการตรวจสอบ" ข้อความที่คุณป้อนจะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่มีคนคลิกเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้อง

หากคุณเลือกตัวเลือก "แสดงคำเตือน" การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะทริกเกอร์คำเตือน หากมีคนไม่แน่ใจว่าคำเตือนหมายถึงอะไร พวกเขาควรวางเมาส์เหนือรายการที่ทำเครื่องหมายไว้

หากคุณเลือกตัวเลือก "ปฏิเสธการป้อนข้อมูล" ผู้คนจะได้รับคำเตือนและจะไม่สามารถบันทึกรายการที่ไม่ถูกต้องได้

การใช้สีเพื่อจัดเรียงข้อมูลในรายการดรอปดาวน์

ถ้าคุณต้องการทำให้การเลื่อนดูแผ่นงานของคุณง่ายขึ้นและเพิ่มสีลงในรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถใช้ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

เลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ที่ต้องการให้มีสีใดสีหนึ่ง
คลิกขวาและเลือก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" > "สีเดียว" หรือ "ระดับสี"
ใน "รูปแบบการจัดรูปแบบ" เลือกสีหรือมาตราส่วน
คลิก "เสร็จสิ้น" (หรือ "เพิ่มกฎอื่น")

คุณทำอะไรได้บ้างกับการตรวจสอบข้อมูล

นอกจากการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในชีตของคุณแล้ว คุณยังสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้อีกด้วย ซึ่งรวมถึง:

ติดตามงานในอนาคต ในการตรวจสอบข้อมูล ให้เลือกตัวเลือก "วันที่" ตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามที่อธิบายไว้ข้างต้น และตั้งค่าเพื่อให้รายการทั้งหมดที่มีวันที่ที่ระบุเป็นสีเทาโดยอัตโนมัติ
การตั้งค่าช่องทำเครื่องหมาย เมื่อคุณเพิ่มช่องทำเครื่องหมายในรายการดรอปดาวน์ คุณยังสามารถกำหนดค่าเหล่านั้นได้ เช่น "ใช่" หรือ "ไม่ใช่"
1. เลือกการตรวจสอบข้อมูลในเมนูข้อมูล
2. ภายใต้เกณฑ์ ให้เลือก “กล่องกาเครื่องหมาย”
3. เลือก "ใช้ค่าเซลล์ที่กำหนดเอง" แล้วพิมพ์ "ใช่" "ไม่ใช่" หรืออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ
ป้องกันไม่ให้คนอื่นยุ่งกับสคริปต์หรือสูตรของคุณ ใช้ตัวเลือก "ปฏิเสธการป้อนข้อมูล" เพื่อล็อกเซลล์ใดๆ ที่คุณต้องการเก็บไว้เหมือนเดิม

สร้างความแตกต่างด้วยรายการดรอปดาวน์

ด้วยตัวเลือกในการแทรกรายการดรอปดาวน์ ตรวจสอบข้อมูล และอื่นๆ อีกมากมาย Google ชีตจึงเป็นทางเลือกฟรีที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Microsoft Excel การตรวจสอบข้อมูลช่วยให้คุณจำกัดค่าภายในเซลล์เป็นช่วงหรือรายการที่คุณสามารถกำหนด เปลี่ยนแปลง หรือลบได้ตามความต้องการของคุณ ในขณะที่เพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถแทรกข้อมูลของพวกเขาและมีส่วนร่วมในโครงการของคุณ คุณมีทางเลือกที่จะป้องกันไม่ให้พวกเขาทำเอกสารที่แชร์ยุ่งเหยิง

คุณได้ลองแทรกรายการดรอปดาวน์ใน Google ชีตแล้วหรือยัง มันไปได้อย่างไร? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง