วิธีค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันใน Google ชีต

หากคุณเป็นผู้ใช้ Google ชีตปกติ คุณอาจประสบปัญหาที่คุณเพิ่มรายการที่ซ้ำกันในสเปรดชีตของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ สถานการณ์นี้อาจทำให้ชุดข้อมูลที่คุณพยายามอย่างหนักมารวมกันไม่ได้ คุณอาจไม่ทราบว่าอินสแตนซ์ดังกล่าวเกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพีซีของคุณมีปัญหาหรือเมื่อคุณชนแทร็คแพดบนแล็ปท็อปของคุณ

ไม่ว่าในกรณีใด การพลาดบางสิ่งนั้นง่ายเกินไปเมื่อมีข้อมูลจำนวนมากในสเปรดชีตของคุณ ผลลัพธ์โดยทั่วไปประกอบด้วยข้อผิดพลาดในการคำนวณและเซลล์ที่ซ้ำกันซึ่งระบุได้ยากเมื่อค้นหาแหล่งที่มาของปัญหา

โชคดีที่มีหลายวิธีให้เลือกใช้ไฮไลต์รายการซ้ำในสเปรดชีตของคุณ

• ใช้คุณลักษณะ Remove Duplicates ในตัว
• ใช้การไฮไลต์เพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกัน
• คัดลอกเซลล์ที่ไม่ซ้ำและย้ายไปยังแผ่นงานใหม่
• ใช้ตัวค้นหาที่ซ้ำกันของบุคคลที่สาม
• สร้าง Pivot Table ที่นับซ้ำกันเป็นรายบุคคล

ขั้นตอนข้างต้นช่วยให้ค้นหารายการที่ซ้ำกันได้ง่ายขึ้น เพื่อให้คุณสามารถลบหรือละเว้นได้หากตรงกันแต่ไม่ซ้ำกัน นี่คือตัวเลือกของคุณ

ใช้ฟีเจอร์ลบรายการที่ซ้ำกันของ Google ชีต

ไม่ว่าคุณจะพยายามค้นหารายการที่ซ้ำกันในคอลัมน์เดียว สองคอลัมน์ หรือทั้งเวิร์กชีต คุณลักษณะ Remove Duplicates จะลบเซลล์ที่มีข้อมูลเดียวกันอย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม, โปรดทราบว่าจะลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมด แม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเดียวกันก็ตาม

1. เน้นคอลัมน์ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ้ำกัน

   

2. ในเมนูด้านบน ให้เลือก ข้อมูลแล้วเลือก ลบรายการที่ซ้ำกัน.

   

3. ป๊อปอัปกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแต่ละคอลัมน์ในรายการที่คุณต้องการตรวจสอบ หรือคุณสามารถทำเครื่องหมาย เลือกทั้งหมด,แล้วคลิก ลบรายการที่ซ้ำกัน.

   

4. Google ชีตแสดงจำนวนสำเนาที่พบและนำออก เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่ากระบวนการทำงานตามที่ต้องการ

   

การใช้คุณลักษณะ "ค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน" ในตัวของ Google ชีตเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการกำจัดรายการที่ซ้ำกัน แต่บางครั้ง คุณอาจต้องการตรวจสอบสำเนาก่อนที่จะลบออก วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนั้นคือการเน้นสี

ไฮไลต์รายการที่ซ้ำกันโดยใช้สีเพื่อการลบออกอย่างง่ายดาย

ในการระบุข้อผิดพลาดในสเปรดชีตของคุณ การใช้ไฮไลต์เพื่อเน้นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นอีกวิธีที่ดี

1. เปิดไฟล์ Google ชีตและเลือกคอลัมน์หรือคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง

   

2. ในแถบเมนูด้านบน ให้เลือกรูปแบบ.

   

3. ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข.

   

4. เลือกช่วงที่คุณต้องการจากเมนูใหม่ที่ปรากฏขึ้น

   

5. ภายใต้ กฎการจัดรูปแบบ, เปลี่ยนส่วนดรอปดาวน์ชื่อ จัดรูปแบบเซลล์ถ้า... ถึง สูตรที่กำหนดเองคือ.

   

6. วางสูตรต่อไปนี้ลงในช่องที่อยู่ใต้เครื่องหมาย สูตรที่กำหนดเองคือ ตัวเลือก:

   =countif(A:A,A1)>1.

   

7. ภายใต้ รูปแบบการจัดรูปแบบ ส่วน เลือก ไอคอนเติมสี เพื่อเน้นเนื้อหาของคุณด้วยพื้นหลังเซลล์สีเหลือง (หรือสีใดก็ได้ที่คุณเลือก)

   

8. คลิกที่ เสร็จแล้ว เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้สเปรดชีตของคุณจะไฮไลต์เซลล์ที่ซ้ำกันด้วยสีที่คุณเลือก และคุณสามารถสแกนส่วนที่เลือกเพื่อหาสำเนาที่ซ้ำกัน

บันทึก: เป็นการดีที่สุดที่จะเน้นเซลล์ของคอลัมน์ที่ขึ้นต้นด้วยแถวที่ 1 แทนที่จะเลือกเซลล์ที่อยู่ตรงกลาง สูตรไม่ชอบใช้แถวที่ 2 เป็นคอลัมน์แรก ไม่พบข้อมูลซ้ำสองรายการในฟิลด์ที่เลือก (A2:B9) เมื่อเพิ่มแถวที่ 1 (A1:B9) แล้ว จะพบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมด ดูสองภาพด้านล่าง

รูปภาพ #1: แสดงรายการที่ซ้ำกันที่ไม่ได้รับเมื่อเลือกเซลล์แถวที่ 2 เป็นเซลล์แรก (A2 และ B2):

รูปภาพ #2: แสดงรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดขณะเลือกเซลล์แถวที่ 1 เป็นเซลล์แรก (A1 และ B1):

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำเนาที่มีอยู่ถูกต้อง เนื่องจากสำเนาบางชุดไม่ใช่สำเนาเลย พวกเขาสามารถเป็นหมายเลขเดียวกันสำหรับสองบัญชีที่แตกต่างกัน ผู้ใช้ พนักงาน หรืออย่างอื่น เมื่อคุณยืนยันเซลล์เลียนแบบที่คุณไม่ต้องการแล้ว ให้ลบออก สุดท้าย คุณสามารถปิดเมนูการจัดรูปแบบและคืนค่าสีมาตรฐานให้กับเซลล์ของคุณได้

คัดลอกเซลล์ที่ไม่ซ้ำใน Google ชีตเพื่อการกำจัดซ้ำ

หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลดิบของคุณโดยอัตโนมัติ เป็นการดีที่สุดที่จะคัดลอกเซลล์ที่ไม่ซ้ำทั้งหมดแทนที่จะคัดลอกเซลล์ กระบวนการนี้ ให้การเรียงลำดับและการกรองที่เร็วขึ้น. หากคุณแน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกต้องและต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกไป ให้ลองใช้วิธีการด้านล่าง

1. เปิดเอกสารชีตที่คุณต้องการจัดเรียงและไฮไลต์คอลัมน์ที่คุณต้องการแก้ไข กระบวนการนี้จะบันทึกช่วงของคอลัมน์สำหรับขั้นตอนต่อไป

   

2. หลังจากไฮไลต์คอลัมน์แล้ว ให้คลิกที่คอลัมน์ว่างที่คุณต้องการให้รายการที่ไม่ซ้ำปรากฏ วางสูตรต่อไปนี้ในกล่องใส่สูตรที่ด้านบนของเอกสาร: =UNIQUE()

   

3. พิมพ์พิกัดเซลล์ของคอลัมน์ต้นฉบับภายในวงเล็บ เช่น: (A3:A9).

   

4. ตี เข้า เพื่อย้ายข้อมูลใหม่ของคุณไปยังคอลัมน์ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้านี้

   

เมื่อเสร็จสิ้น คุณสามารถตรวจสอบรายการด้วยตนเองหรือนำเข้าข้อมูลของคุณลงในสเปรดชีตการทำงานของคุณ

ใช้ส่วนเสริมของบุคคลที่สามเพื่อค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันในชีต

มีปลั๊กอินออนไลน์สำหรับใช้กับ Google ชีต คุณจะพบส่วนเสริมใน Google Workspace Marketplace รวมถึงเครื่องมือสำหรับลบรายการที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ

ลบรายการที่ซ้ำกันโดย Ablebits

เครื่องมือที่เหมาะสมที่เรียกว่า Remove Duplicates by Ablebits ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกันตลอดทั้งแผ่นข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว หรือโดยการค้นหาสูงสุดสองคอลัมน์พร้อมกัน

คุณสามารถย้าย ลบ และไฮไลท์ผลลัพธ์ได้ เครื่องมือนี้มีการตั้งค่าวิซาร์ดสองแบบ: ค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน และค้นหาเซลล์หรือคุณสมบัติที่ไม่ซ้ำภายในเอกสารของคุณ สองตัวเลือกนี้ทำให้ง่ายต่อการติดตามข้อมูลในขณะเดินทาง

โดยรวมแล้ว การใช้เครื่องมือวิซาร์ดเพื่อค้นหาข้อมูลของคุณอาจคุ้มค่าในระยะยาว คำชี้แจงนี้มีไว้สำหรับผู้ใช้ที่มองหารายการที่ซ้ำกันในสเปรดชีตเป็นหลักและต้องการใช้เวลาทำอย่างอื่นมากกว่า

ใช้ Pivot Table เพื่อค้นหาแถวที่ซ้ำกันในชีต

ตารางเดือยเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการดูข้อมูลอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น ตารางเดือย ไม่ลบเซลล์หรือแถวที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ มันให้รายละเอียดว่าคอลัมน์ใดที่ซ้ำกันเพื่อให้คุณสามารถดูข้อมูลของคุณได้ด้วยตนเอง และดูว่ามีอะไรคุณต้องลบออก

การสร้างตารางสาระสำคัญมีความเกี่ยวข้องมากกว่าวิธีอื่นๆ ที่แสดงในบทความนี้เล็กน้อย คุณต้องเพิ่มตารางเดือยสำหรับแต่ละคอลัมน์เพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์จะสม่ำเสมอและระบุรายการซ้ำได้อย่างถูกต้อง

บันทึก: หากคุณไม่มีชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีต ตาราง Pivot จะทำงานไม่ถูกต้องในการค้นหารายการซ้ำ ลองเพิ่มแถวใหม่ชั่วคราว แล้วตั้งชื่อคอลัมน์โดยใช้แถวใหม่นั้น

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการใช้ตารางสาระสำคัญเพื่อระบุเซลล์หรือแถวที่ซ้ำกัน

1. เลือกข้อมูลตารางทั้งหมด จากนั้นไปที่ ข้อมูล > Pivot Table.

   

2. ปรับช่วงของเซลล์หากจำเป็น จากนั้นกด สร้าง.

   

3. เลือก เพิ่ม ถัดจาก แถว. ขั้นตอนนี้จะเลือกคอลัมน์สำหรับค้นหารายการที่ซ้ำกัน ใช่คุณอ่านถูกต้อง เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง หากคุณทำเครื่องมือแก้ไขตารางสาระสำคัญหาย ให้คลิกที่เซลล์ที่มีข้อมูลเพื่อนำกลับมา

   

4. ตอนนี้ เลือก เพิ่ม ถัดจาก ค่านิยม และเลือกคอลัมน์เดียวกับข้างบน แต่กำหนดให้สรุปโดย นับ หรือ COUNTA. มันควรจะเป็นค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว

   

5. ตารางเดือยใหม่จะระบุรายการที่ซ้ำกันดังที่แสดงด้านล่าง

   

6. ถ้าคุณ ต้องการดูคอลัมน์อื่นคุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น (เพื่อรักษาผลลัพธ์ก่อนหน้าของคุณไว้) หรือเปิดตัวแก้ไขตารางสาระสำคัญอีกครั้งแล้วเปลี่ยนตารางที่มีอยู่

   

7. ตารางเดือยจะเปลี่ยนเพื่อแสดงการปรับใหม่

   

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ วิธีตารางเดือยมีส่วนเกี่ยวข้องมากขึ้นเล็กน้อย ยังคงให้รายงานเฉพาะเกี่ยวกับสถานที่ตั้งของรายการที่ซ้ำกัน ซึ่งจะมีประโยชน์มากสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ตารางเดือย โปรดดูบทแนะนำ TechJunkie เกี่ยวกับการสร้าง แก้ไข และรีเฟรชตารางสาระสำคัญใน Google ชีต

โดยรวมแล้ว เซลล์ที่ซ้ำกันใน Google ชีตอาจทำให้เกิดปัญหากับข้อมูลของคุณได้หากคุณไม่ระมัดระวัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพยายามจัดเรียงข้อมูลทางการเงินลงในสเปรดชีตที่มีประโยชน์

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการทำซ้ำคือ:

• หลายคนเพิ่มลูกค้า ใบแจ้งหนี้ หมวดหมู่ รายการ ฯลฯ เดียวกัน
• เพิ่มการนำเข้าข้อมูลไปยังข้อมูลที่มีอยู่แล้วเป็นครั้งที่สอง
• การดำเนินการคัดลอก/วางเพิ่มรายการที่ซ้ำกัน

โชคดีที่การระบุ การลบ และการลบเซลล์ข้อมูลที่เหมือนกันนั้นทำได้ง่ายอย่างน่าประหลาดใจใน Google ชีต ซึ่งเป็นข้อดีหากคุณต้องรับมือกับสเปรดชีตอย่างต่อเนื่องในเวิร์กโฟลว์ในแต่ละวันของคุณ หากคุณกำลังมองหาบางสิ่งเพื่อจัดเรียงเนื้อหาของคุณให้ดีขึ้น คุณสามารถใช้ส่วนเสริมเช่น Remove Duplicates by Ablebits ได้เสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการจัดเรียงอย่างดีและมีการจัดระเบียบอย่างดี

ห่อ

คุณมีประสบการณ์ คำแนะนำ หรือคำถามเกี่ยวกับการใช้วิธีการใด ๆ ที่กล่าวถึงในบทความนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง