Microsoft Teams เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดและน่าเชื่อถือที่สุดสำหรับธุรกิจ เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 ตั้งแต่ปี 2559 และตั้งแต่นั้นมา ความนิยมก็เพิ่มขึ้นเท่านั้น
เหตุผลหนึ่งที่หลายๆ บริษัทใช้ระบบนี้สำหรับการทำงานทางไกลคือความง่ายในการกำหนดเวลาการประชุม คุณสามารถทำได้โดยสร้างลิงก์แล้วแชร์กับบุคคลคนเดียวหรือทั้งทีม
บทความนี้จะกล่าวถึงวิธีสร้างและแชร์ลิงก์สำหรับการประชุมและตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Teams
วิธีสร้างลิงก์การประชุมสำหรับ Microsoft Teams บนพีซี
แม้ว่า Microsoft Teams จะพร้อมใช้งานสำหรับทั้งเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ ผู้ใช้จำนวนมากชอบพีซีของตนเนื่องจากกำลังทำงานอยู่แล้ว
หากเป็นความรับผิดชอบของคุณในการจัดกำหนดการประชุมใหม่กับบุคคลหนึ่งคนหรือแม้แต่ทีม จะต้องมีหลายขั้นตอน นี่คือวิธีการ:
- เปิด Microsoft Teams สำหรับเดสก์ท็อปและลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
- คลิกที่ไอคอน "ปฏิทิน" ที่ด้านซ้ายมือของหน้าต่าง
- จากนั้นเลือก "การประชุมใหม่" ที่มุมบนขวา
- เมื่อหน้าป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้น ให้ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ตั้งชื่อการประชุม กำหนดเวลาที่แน่นอน และระบุรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
- หลังจากที่คุณป้อนรายละเอียดทั้งหมดแล้ว ให้คลิก "บันทึก" ที่มุมขวาบน
- เมื่อสร้างการประชุมแล้ว ให้กลับไปที่ปฏิทินของทีมอีกครั้ง เลือกการประชุมที่คุณเพิ่งกำหนดเวลาไว้
- คลิกแท็บ "รายละเอียด" ของการประชุมและค้นหาตัวเลือก "เข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams"
- วางเคอร์เซอร์เหนือตัวเลือกนั้นแล้วคลิกขวาที่ตัวเลือกนั้น คุณจะเห็นตัวเลือก "คัดลอกลิงก์" หรือ "เปิดลิงก์"
เมื่อคุณคัดลอกลิงก์ไปที่การประชุม คุณสามารถวางลงในอีเมล กระดานดำ หรือส่งผ่านแพลตฟอร์มอื่นได้ ผู้ที่ได้รับจะต้องคลิกเพื่อเข้าร่วมการประชุม Teams ที่จัดกำหนดการไว้
วิธีสร้างลิงก์การประชุมสำหรับ Microsoft Teams บน iPhone
วิธีหนึ่งที่ Teams เป็นแพลตฟอร์มอเนกประสงค์สำหรับสถานที่ทำงานได้รับการพิสูจน์โดยข้อเท็จจริงที่ว่าคุณสามารถกำหนดเวลาหรือเข้าร่วมการประชุมได้จากทุกที่
ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ซึ่งหมายความว่าหากคุณมี Teams บน iPhone และถึงเวลาสร้างการประชุม สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้
- เปิด Teams บน iPhone ของคุณและแตะที่ไอคอน "ปฏิทิน" ที่ด้านล่างของหน้าจอ
- จากนั้นแตะที่ไอคอนปฏิทินที่มี “+” ที่มุมบนขวาของหน้าจอ
- นี้จะสร้างการประชุมใหม่ เพิ่มชื่อ ผู้เข้าร่วม เพิ่มช่องหากคุณจะใช้ และตั้งเวลาและวันที่
- แตะ "เสร็จสิ้น" ที่มุมบนขวาของหน้าจอ
ซึ่งจะทำให้สร้างการประชุมได้สำเร็จ สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่ปฏิทินอีกครั้งแล้วแตะในการประชุมที่คุณกำหนดเวลาไว้ จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างลิงก์สำหรับการประชุม:
- เมื่อคุณแตะที่การประชุมที่คุณกำหนดเวลาไว้จากปฏิทิน ให้สลับไปที่แท็บ "รายละเอียด"
- ใต้ชื่อการประชุม รายละเอียดเวลาและวันที่ คุณจะเห็น "แชร์คำเชิญเข้าร่วมการประชุม" ถัดจากไอคอนการแชร์
- เมื่อคุณแตะที่ตัวเลือกการแชร์ หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของหน้าจอ
- เลือกแอปที่คุณต้องการใช้ส่งลิงก์ อาจเป็นอีเมล, WhatsApp, ข้อความ, Google Drive หรือแม้แต่ส่งให้คนใน Teams โดยตรง
เมื่อบุคคลที่คุณแชร์ลิงก์ด้วยได้รับลิงก์ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือแตะหรือคลิกบนลิงก์นั้นแล้วเข้าร่วมการประชุม
วิธีสร้างลิงก์การประชุมสำหรับ Microsoft Teams บนอุปกรณ์ Android
ไม่เพียงแต่ผู้ใช้ iPhone และ iPad จะได้รับประโยชน์จากการพา Teams ไปทุกที่ที่พวกเขาไป หากคุณเป็นผู้ใช้ Android คุณยังสามารถดาวน์โหลด Teams และกำหนดเวลาหรือเข้าร่วมการประชุมได้ด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง
โชคดีที่แอป Microsoft Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับ Android ทำงานเหมือนกับที่ทำงานบนอุปกรณ์ iOS อย่างแม่นยำ ดังนั้น หากคุณเป็นผู้ใช้ Android ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิด Microsoft Teams บนอุปกรณ์ Android ของคุณแล้วแตะ "ปฏิทิน" ที่ด้านล่างของหน้าจอ
- ตอนนี้ แตะที่ไอคอนปฏิทินที่มีสัญลักษณ์ “+”
- ตอนนี้คุณได้สร้างการประชุมใหม่แล้ว ดำเนินการตั้งชื่อการประชุม เพิ่มผู้เข้าร่วม ช่องที่คุณจะใช้ และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้ตั้งเวลาและวันที่อย่างถูกต้อง
- แตะที่เครื่องหมายถูกที่ด้านบนของหน้าจอ
เมื่อสร้างการประชุมแล้ว ก็ถึงเวลารับลิงก์การประชุมที่คุณสามารถแชร์กับผู้อื่นได้ นี่คือสิ่งที่ต้องทำ:
- แตะที่การประชุมที่กำหนดเวลาใหม่แล้วสลับไปที่แท็บ "รายละเอียด"
- ค้นหา "แชร์คำเชิญเข้าร่วมการประชุม" ใต้ชื่อการประชุมและรายละเอียดกำหนดการ
- แตะที่ตัวเลือกการแชร์ และจากหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการแชร์ลิงก์การประชุม
ผู้รับต้องคลิกลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุมของทีม
วิธีสร้างลิงก์การประชุม Microsoft Teams ใน Outlook
Teams เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 จึงไม่น่าแปลกใจที่ระบบจะรวมเข้ากับ Outlook และถ้าคุณใช้ Outlook สำหรับการทำงานอยู่แล้ว คุณจะยินดีที่ทราบว่าคุณสามารถสร้างการประชุมและส่งลิงก์ผ่าน Outlook ได้เช่นกัน ขั้นแรก คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี Outlook เวอร์ชันล่าสุด จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไคลเอนต์เดสก์ท็อป Outlook ของคุณ
- บนปฏิทิน ให้เลือกเวลาที่คุณต้องการจัดกำหนดการประชุม
- เมื่อหน้าต่างการนัดหมายใหม่เปิดขึ้น ให้คลิกที่ "Teams Meeting" จากแถบเครื่องมือด้านบนของหน้าต่าง
- เพิ่มรายละเอียดการประชุมทั้งหมด รวมทั้งชื่อ ผู้เข้าร่วมประชุม หรือเปลี่ยนเวลาถ้าจำเป็น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภายใต้ "ตำแหน่ง" จะมีข้อความว่า "Microsoft Teams Meeting"
- คุณยังสามารถเพิ่มข้อความลงในเนื้อหาของข้อความได้อีกด้วย
- คลิก "ส่ง" ที่มุมซ้ายบนเพื่อส่งอีเมลที่จะมีคำเชิญเข้าร่วมการประชุม
แต่บางทีคุณอาจต้องการส่งอีเมลพร้อมลิงก์จาก Outlook และเพียงแค่ต้องคัดลอกลิงก์ที่สร้างโดยอัตโนมัติ หากเป็นกรณีนี้ แทนที่จะคลิก "ส่ง" ให้เลื่อนลงและค้นหาตัวเลือก "เข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams"
จากนั้นคลิกขวาที่มันแล้วเลือก "คัดลอกไฮเปอร์ลิงก์" จากนั้นวางลิงก์สำหรับการประชุมลงในแอปอื่นหรือบันทึกไว้ในภายหลังหากคุณต้องการส่งต่อ
คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม
ฉันสามารถกำหนดเวลาการประชุมสำหรับอนาคตเมื่อฉันสร้างลิงค์การประชุมได้หรือไม่
เมื่อคุณสร้างลิงก์การประชุมของทีม ลิงก์จะพร้อมใช้งานเป็นเวลา 60 วัน หากหลังจากนั้นไม่มีใครใช้หรืออัปเดต ลิงก์จะหมดอายุ
หากมีคนใช้ในวันที่ 59 วันหมดอายุจะถูกรีเซ็ตเป็นอีก 60 วัน ดังนั้น คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมสำหรับอนาคตและเปลี่ยนเวลาได้หากต้องการ ลิงก์จะยังคงใช้งานได้ตราบเท่าที่คุณมีการประชุมในกรอบเวลานั้น
เข้าร่วมการประชุมของทีมได้ด้วยคลิกเดียว
Microsoft Teams อาจดูเหมือนเป็นแพลตฟอร์มที่ค่อนข้างล้นหลามในตอนแรก แต่ในไม่ช้า คุณจะรู้ว่ามันใช้งานง่ายและปรับให้เหมาะกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft ถ้าคุณใช้ Outlook ในการส่งอีเมลและกำหนดเวลาการนัดหมาย Teams จะกลมกลืนอย่างเป็นธรรมชาติ
และแม้ว่าคุณจะไม่ใช่และต้องการส่งลิงก์ให้ผู้อื่นเข้าร่วมการประชุม ด้วยขั้นตอนไม่กี่ขั้นตอน คุณจะสามารถสร้างการประชุม คัดลอกลิงก์ และแชร์กับใครก็ได้ และคุณสามารถทำได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือ
คุณใช้ Teams บนคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนมากขึ้นหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
