วิธีแชร์ไฟล์จาก Google Drive

Google Drive เป็นบริการที่อนุญาตให้ผู้ใช้จัดเก็บข้อมูลได้ฟรีถึง 15 GB ซึ่งหมายความว่าเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บไฟล์งานหรือส่วนตัวของคุณและเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือแท็บเล็ตที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ส่วนที่ดีที่สุด? สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน โดยที่หลายคนสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน ไม่ต้องส่งอีเมลไปมาอีกต่อไป!

Google ไดรฟ์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแชร์ไฟล์กับทีมของคุณ รวดเร็ว ง่ายดาย และใช้งานง่าย ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาผ่านสื่ออื่นๆ เช่น อีเมล คุณยังสามารถใช้ Google ไดรฟ์เป็นระบบสำรองข้อมูลหรือแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่กับลูกค้าหรือผู้ทำงานร่วมกันในโครงการ

วิธีแชร์ไฟล์ใน Google Drive บนพีซี

มาดูขั้นตอนทั่วไปในการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์กัน:

1. เปิด Google Drive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. นำทางไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
3. คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก "แชร์" จากรายการแบบเลื่อนลง

   

4. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย หากพวกเขาอยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณแล้ว คุณสามารถค้นหาที่อยู่ได้อย่างรวดเร็วโดยพิมพ์ตัวอักษรสองสามตัวแรกของชื่อ จากนั้นที่อยู่จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอของคุณ หากพวกเขาไม่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ คุณจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาในช่องที่ให้ไว้

   

5. เมื่อคุณป้อนที่อยู่อีเมลแล้ว หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้:

   

   • ผู้ดู – บุคคลนั้นสามารถดูไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถแชร์กับผู้อื่นหรือทำการแก้ไขได้
   • ผู้แสดงความคิดเห็น – บุคคลดังกล่าวสามารถแสดงความคิดเห็นหรือแนะนำการแก้ไข แต่ไม่สามารถแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้
   • บรรณาธิการ – บุคคลนั้นมีสิทธิ์เต็มที่ในไฟล์ พวกเขาสามารถแก้ไข ยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไข และแม้กระทั่งแชร์ไฟล์กับผู้อื่น
6. คลิกที่ "เสร็จสิ้น"

   

และ voila! คุณเพิ่งแชร์ไฟล์กับผู้ติดต่อของคุณ พวกเขาจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนให้ยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญของคุณ เมื่อยอมรับแล้ว จะสามารถเข้าถึงไฟล์ในบัญชี Google ไดรฟ์ของตนได้

วิธีแชร์ไฟล์เดียวใน Google Drive

ด้วย Google ไดรฟ์ คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกที่ ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แม้ว่าจะสามารถแชร์โฟลเดอร์หรือแม้แต่ทั้งไดรฟ์ของคุณได้ แต่การให้สิทธิ์การเข้าถึงดังกล่าวสามารถเปิดเผยไฟล์ส่วนตัวหรือไฟล์ที่เป็นความลับในบัญชีของคุณแก่บุคคลที่ไม่ต้องการได้ โชคดีที่ Google ไดรฟ์มีตัวเลือกในการแชร์ไฟล์เฉพาะ ผู้ติดต่อของคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่แชร์เท่านั้น พวกเขาจะไม่สามารถดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารอื่นใดในบัญชีของคุณได้

วิธีแชร์ไฟล์เดียวใน Google Drive มีดังนี้

1. เปิด Google Drive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. นำทางไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
3. คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก "แชร์" จากรายการแบบเลื่อนลง

   

4. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย

   

5. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือกประเภทการเข้าถึงที่คุณต้องการให้ผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถแบ่งปันเอกสารอย่างเคร่งครัดสำหรับการดูหรือเปิดใช้งานผู้ติดต่อของคุณเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มความคิดเห็น

   

6. คลิกที่ "เสร็จสิ้น"

   

คุณยังสามารถแชร์ไฟล์ได้หลังจากเปิดแล้ว ในการทำเช่นนั้น

1. คลิกที่ "แบ่งปัน" ที่มุมบนขวา

   

2. ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย

   

3. จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ได้ ให้เลือกประเภทการเข้าถึงที่คุณต้องการให้

   

4. คลิกที่ "เสร็จสิ้น" จากนั้น Google จะแชร์ไฟล์ผ่านลิงก์ที่ส่งไปยังอีเมลของผู้ติดต่อของคุณ

   

วิธีแชร์หลายไฟล์ใน Google Drive

หากคุณต้องการแชร์หลายไฟล์ คุณจะยินดีที่จะเรียนรู้ว่าคุณสามารถทำได้ในคราวเดียว ทางเลือกหนึ่งคือสร้างโฟลเดอร์ใหม่ เพิ่มไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นแชร์โฟลเดอร์กับที่ติดต่อของคุณ แต่อาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีไฟล์หลายสิบหรือหลายร้อยไฟล์ที่จะแชร์ โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายกว่านั้น:

1. เปิด Google Drive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. นำทางไปยังไฟล์ที่คุณต้องการแชร์

   

3. หากคุณกำลังใช้พีซี ให้กดปุ่ม Shift แล้วดำเนินการเลือกไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการแชร์ บน Mac ให้กดปุ่ม Command ค้างไว้แล้วเลือกคลิกที่ไฟล์ที่คุณกำลังแชร์
4. ในหน้าต่างถัดไป ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย

   

5. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือกประเภทการเข้าถึงที่คุณต้องการให้ผู้ติดต่อของคุณ

   

6. คลิกที่ "เสร็จสิ้น"

   

วิธีจำกัดสิทธิ์ของไฟล์ที่แชร์

เมื่อคุณแชร์ไฟล์และอนุญาตให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสาร พวกเขาจะสามารถแชร์ไฟล์กับทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อของพวกเขาได้โดยอัตโนมัติ และปฏิเสธไม่ให้บางคนเข้าถึงไฟล์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถคัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดไฟล์ได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม ด้วยสิทธิพิเศษเหล่านี้ เป็นเรื่องง่ายมากที่ไฟล์ของคุณจะตกอยู่ในมือคนผิด ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด คุณอาจสูญเสียข้อมูลทั้งหมดของคุณ

ข่าวดีก็คือ Google อนุญาตให้คุณจำกัดสิ่งที่ผู้อื่นสามารถทำได้กับไฟล์ของคุณก่อนที่จะส่งลิงก์คำเชิญ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้แก้ไขปรับแต่งสิทธิ์หรือแชร์เอกสารกับผู้อื่น

1. เปิดหน้าจอหลักของ Google ไดรฟ์
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
3. คลิกที่ "แบ่งปัน" ที่มุมขวาบน

   

4. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้คลิกที่ "การตั้งค่า"

   

5. ยกเลิกการเลือก “ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้”

   

จากนั้น Google จะอัปเดตการตั้งค่าของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อไม่ให้ผู้แก้ไขเอกสารคนใดสามารถปรับแต่งการอนุญาตหรือแชร์เอกสารได้ มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้

หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นคัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดไฟล์

1. เปิดหน้าจอหลักของ Google ไดรฟ์
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
3. คลิกที่ "แบ่งปัน" ที่มุมขวาบน

   

4. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้คลิกที่ "การตั้งค่า"

   

5. ยกเลิกการเลือก “ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถเห็นตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอก”

   

จะให้สิทธิ์ผู้อื่นในไฟล์ในระยะเวลาจำกัดได้อย่างไร

จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์ได้ในระยะเวลาจำกัด ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังทำงานนำเสนอกับเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในชั่วโมงสุดท้ายก่อนที่คุณจะนำเสนอ

คุณจะยินดีที่พบว่า Google ไดรฟ์อนุญาตให้คุณให้สิทธิ์แก่ผู้อื่นได้ในเวลาจำกัด อาจเป็นอะไรก็ได้ ตั้งแต่สองสามชั่วโมง หลายวัน ไปจนถึงหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน นี่คือวิธีการ:

1. เปิดหน้าจอหลักของ Google ไดรฟ์
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
3. คลิกที่ "แบ่งปัน" ที่มุมขวาบน
4. ป้อนที่อยู่อีเมลและคลิกที่ "เสร็จสิ้น"
5. คลิก "แชร์" อีกครั้งที่มุมขวาบน
6. คลิกลูกศรลงข้างชื่อบุคคล
7. เลือก "ให้การเข้าถึงชั่วคราว"
8. กำหนดวันหมดอายุ
9. คลิก "บันทึก"

คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม

ฉันจะเปลี่ยนความเป็นเจ้าของไฟล์ใน Google Drive ได้อย่างไร

หากคุณต้องการส่งต่อความเป็นเจ้าของไฟล์ให้ผู้อื่น:

1. เปิดหน้าจอหลักของ Google ไดรฟ์

2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์

3. คลิกที่ "แบ่งปัน" ที่มุมบนขวา

4. ป้อนที่อยู่อีเมลและคลิกที่ "เสร็จสิ้น"

5. คลิกที่ "แบ่งปัน" อีกครั้งที่มุมขวาบน

6. คลิกลูกศรลงข้างชื่อบุคคล

7. คลิก “สร้างเจ้าของ”

8. คลิกที่ “เสร็จสิ้น” เพื่อเสร็จสิ้นการโอน

หลังจากโอนความเป็นเจ้าของแล้ว คุณจะยังคงมีสิทธิ์แก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ เว้นแต่เจ้าของใหม่จะตัดสินใจเปลี่ยนการเข้าถึงของคุณ

การแบ่งปันคือความห่วงใย

Google ไดรฟ์ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้พนักงานและทีมทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ ได้ง่าย ตั้งแต่การนำเสนอขนาดใหญ่ไปจนถึงงานในสำนักงานขนาดเล็ก หนึ่งในคุณสมบัติที่ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้คือการแชร์ไฟล์ แชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ง่ายๆ และติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยสมาชิกในทีมผ่านเวอร์ชันต่างๆ ของแต่ละไฟล์ในไลบรารีของคุณ หากคุณยังไม่ได้ลองใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์นี้ บทความนี้จะสรุปขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็น

คุณได้ลองแชร์ไฟล์ใน Google Drive แล้วหรือยัง? มันไปได้อย่างไร? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง