วิธีสำรองและส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมด

ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่พึ่งพาอีเมลเพื่อการสื่อสาร การสูญเสียการเข้าถึงอีเมลหรือบัญชีอีเมลทั้งบัญชีที่แย่กว่านั้นอาจเป็นอันตรายได้ การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณอุ่นใจได้ โดยรู้ว่าอีเมลนั้นถูกจัดเก็บไว้ในหลายตำแหน่งบนอุปกรณ์ของคุณ และจะไม่สูญหายไปอย่างง่ายดาย

ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ด้วยวิธีต่างๆ สองสามวิธี

วิธีสำรองและส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมด

วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ทั้งหมดของคุณคือการใช้รูปแบบไฟล์ .pst ที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน Microsoft Outlook และ Microsoft Exchange ใช้เฉพาะไฟล์ PST เพื่อจัดเก็บอีเมล ข้อมูลติดต่อและที่อยู่ และกิจกรรมในปฏิทิน ไฟล์ PST แบบคงที่สามารถใช้เป็นข้อมูลสำรองสำหรับอีเมลและข้อมูลติดต่อ Outlook ปัจจุบันของคุณ และ Outlook จะสามารถเข้าถึงได้แม้ในขณะออฟไลน์

ต่อไปนี้เป็นวิธีสำรองข้อมูลอีเมลของคุณลงในไฟล์ .pst:

1. เปิด Outlook ของคุณ จากนั้นกดที่ "ไฟล์"

   

2. ในเมนู เลือก "เปิดและส่งออก"

   

3. คลิกที่ปุ่ม “นำเข้า/ส่งออก”

   

4. ระบบจะกลับไปที่หน้าจอหลักของ Outlook และแสดงตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออกเพื่อแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการส่งออก

   

5. ในตัวช่วยสร้าง ให้เลือกตัวเลือก "ส่งออกไปยังไฟล์" จากรายการ จากนั้นคลิก "ถัดไป"

   

6. เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)” เมื่อได้รับแจ้งให้เลือกประเภทไฟล์ จากนั้นคลิก “ถัดไป”

   

7. จากนั้น คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกโฟลเดอร์ที่จะส่งออก คุณสามารถเลือกบัญชีอีเมลของคุณเพื่อส่งออกโฟลเดอร์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลผู้ติดต่อและปฏิทิน คลิก "ถัดไป" เมื่อคุณพอใจกับการเลือกของคุณ

   

8. เลือกเส้นทางที่อยู่ที่บันทึกไฟล์สำรอง จำเส้นทางเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง

   

9. เป็นความคิดที่ดีที่จะเปลี่ยนชื่อไฟล์ (ส่วนสุดท้ายของพาธ) โดยค่าเริ่มต้น จะเป็น "backup.pst"

   

10. หากคุณกำลังบันทึกไฟล์สำรองในเส้นทางเริ่มต้น ให้เลือกว่าคุณต้องการรายการที่ซ้ำกันหรือไม่

    

11. (ไม่บังคับ) คุณสามารถกลับไปที่กล่องโต้ตอบก่อนหน้าใด ๆ อาจเปลี่ยนการเลือกโฟลเดอร์โดยใช้ปุ่ม "ย้อนกลับ"

    

12. กด "เสร็จสิ้น" เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก

    

13. Outlook จะแจ้งให้คุณสร้างรหัสผ่าน นี่อาจมีความสำคัญด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย แต่คุณไม่จำเป็นต้องป้อนรหัสผ่าน

    

14. คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่แยกออกมาในตำแหน่งที่คุณระบุสำหรับพาธของไฟล์ ตอนนี้คุณสามารถย้ายหรือคัดลอกไฟล์ไปที่อื่นได้แล้ว

    

วิธีเข้าถึงอีเมล Outlook ที่ส่งออก

เมื่อคุณส่งออกไฟล์แล้ว คุณอาจสงสัยว่าจะเข้าถึงได้อย่างไรในภายหลัง Outlook ทำให้ง่ายต่อการเปิดการสำรองข้อมูลและกู้คืนอีเมลของคุณไปยังจุดที่บันทึกไว้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

1. ค้นหาไฟล์สำรอง สังเกตตำแหน่งและเส้นทางของไฟล์

   

2. เปิด Outlook

   

3. กดที่ "ไฟล์" จากนั้นคลิกที่ "เปิดและส่งออก"

   

4. ในเมนูด้านขวา ให้เลือก "เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook"

   

5. ซึ่งจะเปิด File Explorer ไปที่ไฟล์สำรอง คลิกที่มัน จากนั้นเลือก "เปิด"

   

6. ระบบจะนำคุณกลับสู่หน้าจอหลักของ Outlook

   

7. ในเมนูการนำทางทางด้านซ้าย ให้เลื่อนลงมาจนกว่าคุณจะเห็น "ข้อมูล Outlook" หมวดหมู่นี้มีรายการที่ดึงมาจากไฟล์สำรอง

   

8. หมวดหมู่จะคงรูปแบบเดิมและระบบโฟลเดอร์ไว้

   

9. คุณสามารถลากและวางอีเมลเพื่อย้ายไปยังไฟล์อื่นได้

ตอนนี้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลสำรองของคุณได้แล้ว

วิธีบันทึกอีเมล Outlook ฉบับเดียวอย่างรวดเร็ว

บางครั้ง คุณไม่ต้องการความยุ่งยากในการบันทึกอีเมลทั้งหมดและเปิด Outlook อีกครั้งเมื่อคุณต้องการอีเมลบางฉบับหรือบางฉบับเท่านั้น โชคดีที่มีวิธีแก้ไขด่วนสองสามวิธีในการบันทึกอีเมลฉบับเดียวจาก Outlook

วิธีที่ 1 – บันทึกลงในโฟลเดอร์โดยตรง

1. เปิด Outlook

   

2. เปิด File Explorer และไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกอีเมล คุณอาจต้องทำให้ทั้ง Outlook และ File Explorer อยู่ในโหมดหน้าต่างและย้ายไปมาเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น

   

3. ลากอีเมลที่คุณต้องการบันทึกจาก Outlook ไปยังโฟลเดอร์

   

4. Outlook จะจัดเก็บอีเมลในรูปแบบ "รายการ Outlook" โดยอัตโนมัติ

   

5. คลิกสองครั้งที่อีเมลที่บันทึกไว้เพื่อเปิดใน Outlook

วิธีที่ 2 – บันทึกเป็น TXT หรือ HTML

1. เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกใน Outlook

   

2. เลือก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "บันทึกเป็น"

   

3. File Explorer จะปรากฏขึ้น เลือกเส้นทางที่คุณต้องการจัดเก็บอีเมล ที่ด้านล่างของ File Explorer ให้คลิกที่ลูกศรถัดจาก "บันทึกเป็นประเภท" เลือก "ข้อความเท่านั้น" เพื่อบันทึกในรูปแบบ .txt หรือ "HTML" เพื่อบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ .html

   

4. เมื่อบันทึกแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงอีเมลได้ด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ (เช่น Notepad) หากอยู่ใน .txt หรือเบราว์เซอร์ของคุณหากบันทึกเป็น .html

   

การบันทึกอีเมลด้วยวิธีนี้จะไม่เก็บไฟล์แนบไว้ ดังนั้นโปรดดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อตามความจำเป็น และบันทึกไว้ข้างๆ อีเมลเพื่อการเข้าถึงในภายหลัง

วิธีที่ 3 – ใช้การจับภาพหน้าจอเพื่อบันทึกภาพ

คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอเพื่อบันทึกเนื้อหาของอีเมลเป็นรูปภาพได้ วิธีนี้มีประโยชน์ในการอ้างอิงเนื้อหาของอีเมลในรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ เนื่องจากรูปภาพจะถูกตรึงไว้กับอีเมลและข้อความอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

หากคุณใช้ Windows เวอร์ชันที่ใหม่กว่าจะมาพร้อมกับซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า ซึ่งมีชื่อว่า Snipping Tool (ในอุปกรณ์รุ่นเก่า) และ Snip & Sketch หรือคุณสามารถใช้ปุ่มพิมพ์หน้าจอบนแป้นพิมพ์ของคุณ แล้ววางรูปภาพในโปรแกรมระบายสี

สำหรับอุปกรณ์ Mac กระบวนการจะคล้ายกัน ใช้ปุ่มลัด Ctrl + Command + 4 เพื่อเปิดคุณสมบัติการจับภาพหน้าจอในตัว จากนั้นลากเส้นเล็งสำหรับการเลือกเพื่อครอบคลุมพื้นที่บนอีเมลเพื่อบันทึก

สำหรับ Linux คุณจะพบซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอที่มีให้ดาวน์โหลดมากมาย ซึ่งสามารถใช้เพื่อบันทึกอีเมลเป็นรูปภาพ อีกทางหนึ่ง รุ่นที่ใช้ GNOME จะมียูทิลิตี้ภาพหน้าจอในตัวในเมนู แอพพลิเคชั่น > อุปกรณ์เสริม Linux OS บางเวอร์ชันจะตอบสนองต่อปุ่ม Print Screen บนแป้นพิมพ์ของคุณ เช่นเดียวกับระบบ Windows

ฉันจะส่งออกที่อยู่อีเมลทั้งหมดใน Outlook ได้อย่างไร

หากคุณต้องการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ (ซึ่งมีที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อของคุณรวมถึงข้อมูลอื่นๆ) คุณสามารถใช้ขั้นตอนที่คล้ายกับวิธีส่งออกอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลการติดต่อสามารถจัดเก็บในรูปแบบไฟล์อื่นที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มากกว่า และสามารถเปิดได้ใน Excel เพื่อการจัดการและแก้ไขอย่างรวดเร็ว นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

1. เปิด Outlook

   

2. เลือก ไฟล์ > เปิดและส่งออก > นำเข้า/ส่งออก

   

3. ในตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออก ให้เลือก "บันทึกเป็นไฟล์"

   

4. เลือก “ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค (.csv)” เมื่อได้รับแจ้งให้เลือกประเภทไฟล์

   

5. ในเมนูการเลือกโฟลเดอร์ ให้เลือกโฟลเดอร์ "ผู้ติดต่อ" ใต้บัญชีของคุณ

   

6. ยืนยันเส้นทางของไฟล์หรือเปลี่ยนตามต้องการ ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ

   

7. กด "เสร็จสิ้น" เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก

   

8. กล่องโต้ตอบนำเข้า/ส่งออกจะปิดลงเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์

ไฟล์ .csv ที่ส่งออกสามารถเปิดได้ใน Excel จะแสดงตารางขนาดใหญ่พร้อมข้อมูลการติดต่อ คุณอาจมีเซลล์ว่างจำนวนมาก ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ คุณสามารถใช้ Excel เพื่อแก้ไขข้อมูล แม้ว่าการใส่เนื้อหาเพิ่มเติมอาจทำให้ Outlook ไม่สามารถอ่านได้ หากคุณต้องการนำเข้าไฟล์ในภายหลัง

คุณสามารถใช้ไฟล์นี้ในอุปกรณ์อื่นหรือบริการอีเมลเพื่อนำเข้าข้อมูลติดต่อ

ฉันจะบันทึกอีเมล Outlook หลายฉบับลงในคอมพิวเตอร์ของฉันได้อย่างไร

หากคุณต้องการบันทึกอีเมลมากกว่าหนึ่งฉบับในแต่ละครั้ง แต่ไม่ต้องการคลังอีเมลทั้งหมดของคุณ มีวิธีเลือกอีเมลสองสามฉบับที่จะบันทึกพร้อมกัน นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

1. เปิด Outlook

   

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการบันทึก กด Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกที่เมลเพื่อเลือกทีละรายการ หรือกด Shift ค้างไว้เพื่อเลือกกลุ่มอีเมลระหว่างการคลิกครั้งแรกและครั้งที่สอง

   

3. ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น

   

4. ในกล่องโต้ตอบ ให้ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกอีเมล ตั้งชื่อไฟล์ตามที่คุณต้องการ แล้วเลือก "เฉพาะข้อความ" เป็นรูปแบบที่จะบันทึก

   

5. Outlook จะบันทึกอีเมลทั้งหมดที่เลือกไว้ในไฟล์ .txt ไฟล์เดียว คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อเข้าถึงได้

หากคุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ .txt แยกกัน คุณจะต้องบันทึกอีเมลแต่ละฉบับแยกกัน ปลั๊กอิน Outlook เพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานออนไลน์สามารถขยายคุณลักษณะนี้เพื่อบันทึกอีเมลในรูปแบบ .txt แยกต่างหากหรือไฟล์อื่น

รูปลักษณ์ใหม่ใน Outlook

ด้วยคุณลักษณะการส่งออกแบบรวมของ Outlook คุณสามารถสำรองและกู้คืนอีเมลได้ในกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณได้ ไม่ว่าจะเกิดจากรหัสผ่านที่สูญหายหรือถูกแฮ็ก ด้วยการสื่อสารออนไลน์ที่แพร่หลาย การสละเวลาไม่กี่นาทีในการสำรองข้อมูลอีเมลเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวกับไฟล์ที่สูญหาย

คุณส่งออกอีเมล Outlook บ่อยแค่ไหน? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง